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5 Passos Para Aumentar A Produtividade Da Empresa

5 passos para aumentar a produtividade da empresa

Hoje em dia, se ouve falar muito de produtividade nas empresas e na vida pessoal. Porém, você sabe bem o que isso significa? De modo geral, produtividade está relacionado com a quantidade produzida versus o tempo e insumos demandados no processo.   Logo, o maior desafio da produtividade é fazer mais com menos, ou seja, entregar mais quantidade de algo, usando a mínimo de recursos possível.

Portanto, entendemos que produtividade nada mais é do que a forma que uma pessoa se organiza para realizar algum objetivo, trazendo efeitos positivos onde for aplicado.

Hoje, a cada vez mais, se busca a produtividade nas tarefas pessoais e profissionais. Porém, para sermos produtivos é preciso combater alguns vilões diários em nossa vida. E por isso, hoje vamos trazer 5 passos para aumentar a produtividade da empresa.

Vilões da Produtividade

Estes vilões podem ser facilmente identificados e contidos, como explicaremos a seguir:

Desorganização

Um ambiente de trabalho ou uma agenda desorganizada é um dos principais vilões para que a produtividade não flua corretamente. 

Desta forma, mantenha tudo limpo, organizado e veja a motivação para produção aumentar. E lembre-se, tenha sempre um calendário com prazos.

Procrastinação

A velha frase: “Deixar para amanhã o que se pode fazer hoje” é um dos atos mais comuns entre colaboradores. Esse é  um dos maiores vilões dos organizadores de tempo e da produtividade.

Uma das dicas que mais funciona para os colaboradores que possuem este hábito é sempre definir seus projetos com prazos de entrega em D-2.

Por exemplo: Se o prazo de entrega de um relatório para o gestor é dia 10 de cada mês, coloque em seu calendário dia 8. 

Incapacidade de dizer não

Dizer sim para tudo pode gerar tarefas em excesso e lhe deixar sobrecarregado, com isso, gera desorganização e falta da possibilidade de gerir seu tempo.

A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade.

Ladrões de tempo

Hoje em dia há muitas distrações, principalmente as tecnológicas, que se tornam ladrões do nosso tempo. 

E muito fácil se distrair diante de mídias sociais, mensagens online. Cuidado, pois, a curiosidade nos faz ler de imediato e a ansiedade ainda nos faz responder, onde acaba se tornando uma longa conversa. Evite os ladrões do tempo e mantenha seu foco.

E para combater todos esses vilões, é preciso definir bem todas as atividades. Comece alinhando com seus gestores o que realmente eles esperam e execute qualquer tarefa com concentração e foco. Tudo isso, dentro de um prazo razoável e sem procrastinação, para que a entrega seja de qualidade, evitando assim o retrabalho e perda de tempo.

Como melhorar a produtividade no trabalho?

Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo, chegou o momento de identificar como melhorar a sua produtividade no trabalho.

Um fato muito importante e que muitas pessoas não sabem é que há horários ao longo do dia em que uma pessoa é mais produtiva. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre, ou seja, é aquele período em que você sente que desempenha melhor suas atividades.

Porém vale ressaltar, que o horário nobre pode mudar de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, à noite e até mesmo de madrugada. Então cabe descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção.

Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta também é uma dica que irá variar para cada pessoa.

1ª Passo – Método ABC

Não basta apenas planejar, se não souber como executar. Para se mais produtivo, aconselhamos usar o método chamado “Sistema ABC de Prioridades”.

Esse sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo:

  • A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica;
  • B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente;
  • C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência.

Por exemplo: Se você é um gestor de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizarem suas tarefas. Possuir metas e prazos claros auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada atividade.

2º Passo – Planejamento semanal

Para começar a semana de maneira mais produtiva, reserve um tempo para preparar o seu planejamento semanal de atividades. Detalhe reuniões, prazos, tarefas e principalmente pendências, até mesmo seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.

Em torno de quarenta minutos serão suficientes para ter uma boa administração de tempo. E não esqueça de ter uma agenda ou quadro de acompanhamento de tarefas, para te auxiliar na execução do planejamento da semana.

Uma dica importante, ao final de cada dia, passe o olho no que fez e no que ficou pendente, sempre marcando o que foi concluído. E isso deve ocorrer impreterivelmente todos os dias, é um controle bem importante.

3º Passo – Foco

Não faça muitas coisas ao mesmo tempo ou largue tarefa inacabada. Faça todas as atividades com começo, meio e fim e se policie para realmente acabar aquela tarefa sem procrastinar e deixar para o dia seguinte. 

É aquele ditado, quem faz tudo, não faz nada! Por isso, é preciso ter foco e executar bem cada tarefa e para isso que serve o planejamento.

Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo. Saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do que se estivesse fazendo uma a uma isoladamente.

4º Passo – Gestor do próprio tempo

Tenha cuidado quando um colega, uma mensagem ou um telefonema, pedir apenas um minuto da sua atenção. Lembre-se de manter seu foco.

De forma educada e gentil, diga que no momento está ocupado e que gostaria de agendar um horário para conversarem, inclusive também quando a pessoa puder. Isso evitará desconcentração, erros e retrabalho, consequentemente improdutividade.

5º Passo – Tecnologia a seu favor

A tecnologia tão veloz tem os seus prós e seus contras. Já vimos que, através das mensagens online, mídias sociais, ente outros, pode ser um vilão na produtividade. Porém saber utilizar a tecnologia pode ser um grande aliado no seu planejamento e a ser mais produtivo.

Há diversos programas, sistemas e aplicativos que realizam gestão financeira, seja de forma profissional ou pessoal, sendo necessário apenas analisar os dados. Logo não é preciso perder horas com preenchimento de planilhas.

Já na área de treinamento e atualização técnica, muitas escolas, faculdades e cursos oferecerem hoje em dia o método online e EAD (Ensino a Distância). Você poderá ganhar muito em tempo.

Observaram que além de importante, o aumento da produtividade é essencial, não apenas no campo profissional, como até mesmo no pessoal? 

Quem não investe no ganho de eficiência acaba ficando para trás, engolido pela concorrência. Nós do Polo Contábil, temos especialistas em contabilidade consultiva, que baseado em experiência com empresas e demais clientes, poderão oferecer soluções inteligentes em todos os aspectos de um negócio, inclusive na dinâmica de aumento de produtividade da sua empresa e da sua equipe. 

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