Uma pergunta recorrente que escutamos no nosso dia a dia é: Porque a minha empresa deve mandar os documentos mensalmente para o escritório de contabilidade?
A resposta é muito simples: é com base nas informações enviadas que seu negócio será mantido regular evitando qualquer tipo de penalidade por descumprimento de prazos. Além disso, é a partir das informações recebidas que serão produzidos os relatórios contábeis onde você terá condições de saber se está tendo resultados positivos ou não.
Ter um negócio funcionando não é tão simples quanto parece. O escritório de contabilidade pede tantos documentos, pois para que você tenha saúde financeira é necessário um mínimo de organização. Do contrário, você perde o controle e não sabe nem mesmo se seu negócio é interessante ou não.
Assim, entregar a documentação adequada e dentro do prazo combinado com seu contador é um grande passo para ter melhores resultados. Mas afinal você sabe o que e quando deve enviar?
Documentação a ser enviada
Sua empresa deve mandar toda a documentação financeira, trabalhista e fiscal mensalmente para o escritório. Essa documentação não pode ser enviada de forma incompleta ou incorreta, pois será a base de declarações tributárias e fiscais.
Movimentação trabalhista (folha de pagamento)
Todos os dados, relativos as pessoas que trabalham na sua empresa, são necessários. O prazo de entrega deles varia dependendo da finalidade do documento. Aqueles relativos a registro de colaborador, como ficha admissional, exame de saúde, documentos de dependentes, devem ser enviados antes mesmo da pessoa ingressar.
Já no caso de desligamento, devem ser enviados assim que o prazo de saída concluir, tais como fechamento do ponto e exame demissional. Por fim, os dados de processamento mensal, relativos ao cálculo de folha tais como registro de cartão ponto, atestados, certidões (nascimento, casamento e óbito), descontos, entre outros, devem ser enviados logo que o mês for encerrado.
Movimentação fiscal
Dentre os documentos fiscais, temos os XML’s e também os PDF’s das notas fiscais, (se houver nota não eletrônica, a mesma deve ser enviada também). Essa documentação deve ser remetida assim que o mês for finalizado, ou seja, no primeiro dia útil do mês posterior. Mas dependendo do porte da sua empresa, podem ser compartilhados esses documentos durante o mês à medida que as notas entrarem ou saírem da empresa.
Movimentação contábil/financeira
A parte contábil é a última etapa, nela são recebidas as informações fiscais e também de folha. Porém além disso, é necessário que você envie todos os boletos que faz o pagamento de fornecedores, as despesas como água, energia elétrica, aluguel, condomínio, telefone e internet (especialmente aquelas despesas que não geram NFE).
Você também precisa enviar os extratos bancários, tanto de contas correntes como de aplicações, assim como dados relativos a cheques e empréstimos. O envio dessa movimentação pode ser feito no mesmo prazo das informações fiscais.
Portanto, organize-se com suas demandas para que você cumpra com essas entregas e possa receber todas as obrigações dentro dos prazos legais.
Dicas para facilitar o envio de documentos
Primeiramente, comece trabalhando para aderir a tecnologia, isso lhe trará muitos ganhos de tempo. Você pode organizar os documentos em pastas como no GOOGLE Drive e compartilhar de forma facilitada com seu contador.
Evite acumular informações de forma desordenada, sejam elas físicas ou virtuais. Se você demora para organizar, quando for fazer isso, já não sabe mais o que é cada coisa.
Procure classificar as informações. Lembre-se que o seu contador não está dentro da sua empresa, então aquela informação solta pode não fazer sentido para ele como faz para você.
Mantenha separado suas contas pessoais: quando as contas da empresa e da pessoa física se misturam, o resultado financeiro da empresa fica comprometido.
E então, como está a sua organização com os documentos?
Sua empresa quer melhorar o processo de envio de documentos para contabilidade ou você ainda tem dúvidas quanto a papéis específicos do seu negócio? Fale com a gente que vamos trabalhar para lhe ajudar.
Larissa Gabriela Port Drehmer – Setor Contábil
Graduanda de Ciências Contábeis