Uma empresa em sua cadeia produtiva, possui diversos processos estruturados que devem gerar os resultados positivos para a companhia e estes geralmente estão ligados à Gestão de Pessoas, Gestão Tributária e a Gestão Financeira.
Porém, o que normalmente vemos é um planejamento na área contábil e de finanças direcionado apenas para a alavancagem do lucro, com metas em vendas e faturamento, sem praticar ações que reduzam o custo. Engana-se quem considera que tal processo corporativo está ligado apenas ao gastar menos.
Para se ter boa Gestão de Custos é preciso aplicar técnicas específicas de negociação de preço com fornecedores, reduzir taxas bancárias, adequar processos contábeis e fiscais de maneira a diminuir o valor dos impostos, assim como realizar melhores investimentos, que tragam realmente uma rentabilidade expressiva.
Objetivo da Gestão de Custos
Agora que você já entendeu o conceito de uma Gestão de Custos bem-feita é preciso compreender seus objetivos principais. Seu principal papel é de auxiliar em alguns importantes aspectos na condução dos negócios, através do:
- Fornecimento de informações sobre a rentabilidade e desempenho de diversas atividades da empresa;
- Fornecimento de dados que auxiliem na tomada de decisões;
- Auxílio no planejamento, controle e desenvolvimento das operações corporativas.
Tais atividades devem envolver todos os departamentos para que as equipes atuem de maneira conjunta, onde deverá ser implantado uma cultura de economia para qualquer processo que for desempenhado.
Tipos de Custos
Em síntese, para bom entendimento de uma Gestão de Custo, é preciso inicialmente entender, quais os custos que são avaliados durante este processo:
Custo Fixo: É o resultado final de todas as despesas mensais, incluindo contas de consumo de uma empresa que esteja ativa e em pleno funcionamento. Podemos classificar como custo fixo: aluguel, material de escritório, folha de pagamento, taxa de IPTU, água e telefone. O custo fixo é também denominado de despesa.
Custo Variável: Todo tipo de custo que possui uma variação mensal e seu cálculo é feito através de projeção de fluxo de caixa. Podemos classificar como custo variável o comissionamento de vendedores, impostos pela venda de mercadoria ou pelo serviço e etc.
Diante desse entendimento, observe algumas dicas do Polo Contábil para ter um controle adequado de custos e assim poder realizar sua gestão:
1 – Conheça todas as suas despesas
Nossa primeira dica para se ter uma gestão eficiente é ter conhecimento de todos os custos operacionais da empresa e a relevância de cada uma dessas despesas no caixa. Desta forma, fica mais fácil ter controle e realizar a redução de gastos, quando necessário.
2 – Evite desperdícios
Gerir seus custos significa principalmente evitar desperdícios. É importante implantar um cultura de economia com os colaboradores, através de campanhas de conscientização. Como exemplo, podemos citar o desperdício de papel, energia elétrica e água, copinhos de café (peça aos funcionários para trocarem por canecas próprias) e etc.
3 – Controle o estoque
Imagine ter um grande estoque sem qualquer possibilidade de uso ou venda. É um completo desperdício, o que pode acarretar em um aumento expressivo nos custos da empresa.
Ao unir uma Gestão de estoque e de custos, é possível reduzir custos e ainda avaliar o que precisa ser investido ou não, através de um inventário eficiente. Além disso, são minimizadas também as perdas de vendas pela ausência de determinados produtos.
4 – Avalie e negocie os contratos com seus fornecedores
Quando você estiver realizando o planejamento da sua Gestão de Custos, com certeza, você terá que analisar todos os contratos com fornecedores ativos atualmente em sua empresa, inclusive os de fornecimento de serviços bancários. Desta forma, porque também não fazer uma gestão contratual e entrar em contato com seus fornecedores e negociar melhores taxas e valores. Isso auxiliará e muito na redução de custos.
5 – Invista em softwares de gestão
Desapegue das planilhas de Excel e invista na automatização de processos financeiros, garantindo que tudo que precisar para gerir seus custos estará à mão para a sua tomada de decisão. Relatórios, Balanços Contábeis, Fluxos de Caixa, Conciliação, tudo isso é essencial para o acompanhamento da Gestão de Custo e eles precisam ser digitais, para que a informação seja fidedigna e sem erros.
Abaixo iremos listar os principais processos atrelados a Gestão de Custo, de maneira a torná-la mais eficiente e eficaz dentro da sua empresa 😀
Gestão orçamentária
De fato, a Gestão Orçamentária é uma das atividades mais importantes para a redução de custo. Isso porque somente planejando e conhecendo os limites do orçamento da empresa é possível gastar de maneira consciente.
Tal processo é dividido em três etapas:
- Elaboração do plano orçamentário – Planejamento anual para o limite de gastos em cada departamento, com projeção e metas de faturamento, vendas, gastos com pessoal, custos fixos e variáveis.
- Simulação de cenários otimista e conservador – Garante margem de gastos em todos os departamentos, os estimulando a terem boas práticas de economia.
- Acompanhamento mensal de custos e análise dos resultados – verificação do atingimento da projeção do plano orçamentário.
Despesas com equipes (Internas e Externas)
Realizar o controle dos gastos dos colaboradores, desde a folha de pagamentos, encargos salariais e fiscais, bem como benefícios é destinado ao time de RH, o qual deve seguir as premissas básicas da Gestão de Custo adequada para a empresa.
Gastos com treinamento, consultorias e contratação de funcionários externos para atuar por período temporário, também devem ser controlados, de forma a não causar danos aos custos da empresa, já que são variáveis e muitas das vezes ocorrem sem um planejamento prévio.
Os principais custos nesta categoria são ligados ao processo de demissão, já que mesmo que a empresa defina janelas de períodos para que ocorram os desligamentos, é necessário ter pelo menos uma reserva de caixa para quando ocorrerem.
Normalmente estes custos englobam:
- Salário: referente ao período que ele trabalhou no mês anterior da demissão.
- Férias: valor de férias vencidas ou proporcionais, caso já tenha completado 1 ano de trabalho, mais o abono de 1/3.
- Aviso-prévio;
- Décimo terceiro;
- Seguro-desemprego;
- Multa de 40% do FGTS e saque do mesmo;
- Férias proporcionais (para quem tem menos de um ano de trabalho).
Melhorias tecnológicas com automação de processos
Hoje em dia, as empresas precisam destinar um investimento para automatizar seus processos através de soluções tecnológicas, de maneira que seja realizada a Gestão de Custo.
Tal prática, traz uma série de benefícios, bem como:
- Aumento da produtividade;
- Redução dos custos de instalações;
- Otimização da qualidade;
- Ampliação da segurança do processo e dos trabalhadores;
- Possibilidade de monitoramento remoto;
- Obtenção de vantagem competitiva.
- Avaliação das negociações bancárias, incluindo tarifas.
Muitas empresas não se atentam aos custos bancários, pois as taxas geralmente são muito baixas e aparecem no extrato de maneira aleatória, porém, em uma consolidação de valores anuais, é possível observar o quanto se pagou ao banco através de tarifas, que nem eram necessárias.
Este é um dos itens mais importantes de atuação na Gestão de Custo, onde se deve contar com profissionais especializados, já que envolve negociação com o banco, adaptando o pacote de benefícios, isentando tais taxas e obtendo melhores juros e condições junto a Instituição Financeira.
Análise tributária
Para se ter uma Gestão de Custo eficiente é necessário incluir o trabalho de planejamento tributário, o qual se realiza a adequação da empresa no regime tributário mais indicado para ela em determinado período, verificando os benefícios fiscais que favoreçam o negócio. Essa ação possibilitará uma redução na carga tributária da empresa, muitas das vezes bem expressiva.
São três as possíveis opções: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Essa escolha é feita na abertura da empresa e pode ser alterada a cada ano, sempre em janeiro.
Conclusão
Conforme explicamos, ter um bom planejamento financeiro, tributário atrelado a Gestão de Pessoas e Gestão de Custo é o essencial para que uma empresa mantenha seu caixa de maneira saudável.
Não importa o porte, se é uma empresa de pequeno, médio ou grande faturamento, todas devem procurar uma consultoria especializada, capaz de atender às principais demandas para se ter uma redução de custo adequada, com mapeamento, diagnóstico, plano de ação e execução.
Por isso, conte com uma equipe de profissionais capacitados do Polo Contábil.
Somos capazes de atender com exatidão as necessidades da sua empresa!