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Controle Financeiro Para Micro E Pequenas Empresas

Controle Financeiro para micro e pequenas empresas

Cada dia mais eu percebo, através das experiências vividas, o quanto o controle financeiro pode potencializar ou derrubar uma organização. Como atuo com contabilidade e educação financeira, entendo ter possibilidades de ajudar empresas simplificando conceitos considerados complexos e que podem facilitar a gestão financeira.

Você sabe o que é um controle financeiro?

Como o próprio nome sugere, são controles que servem para demonstrar a situação financeira da empresa e nortear as ações e estratégias dela. Ter um financeiro controlado significa organização de dados que permitem aos gestores melhores tomadas de decisões.

Normalmente essa organização não é a realidade das pequenas empresas, em sua maioria, os pequenos negócios não tem isso muito alinhado. Os pequenos empresários precisam dividir-se entre muitas demandas, com isso geralmente focam em atender o público, vender ou produzir e não em cuidar do dinheiro. Acontece que se você vender e produzir, mas não tiver controle de suas finanças você pode morrer na praia.

Não são raras as empresas que tem uma ótima estratégia de produtos e marketing, mas se perdem no caminho. Com a falta de gestão, se afundam financeiramente jogando fora o sonho de uma vida inteira.

Mas afinal, por que você deve fazer controle financeiro?

Gosto de analogias, então vamos dizer que uma empresa é como se fosse um corpo humano, ela tem vários órgãos que precisam ser cuidados. Se no seu corpo um órgão não estiver bem, possivelmente todo o resto desse corpo sofra. Com as finanças, não é diferente, elas fazem parte desse organismo vivo e é como se fosse um dos órgãos mais importantes. Logo, podemos dizer que uma empresa precisa ter saúde financeira para se manter vida, isso só é possível quando com muita atenção ao assunto.

E como fazer um controle financeiro?

Existem vários métodos de controle financeiro, dos mais simples, aos mais elaborados, tudo depende da sua necessidade de informações e tempo para fazer isso. Quando a empresa é pequena, ela pode começar usando planilhas de Excel para não ter um gasto com software. Porém quando se tem mais volume de documentos e informações, é interessante usar um software de gestão que dará agilidade ao processo em menor tempo.

Os itens mais relevantes a serem monitorados são:

  • O fluxo de caixa que dará clareza dos fatos e melhor possibilidade de tomar decisões;
  • O controle de caixa diário para saber o quanto entrou e saiu da empresa e onde está indo o dinheiro, inclusive movimentação bancária;
  • O controle de vendas que não se trata somente do quanto vendeu, mas sim de quais produtos e qual a forma de pagamento;
  • Contas a receber, para verificar se recebeu vendas a prazo ou tem inadimplência e contas a pagar para organizar as suas obrigações.
Fluxo de caixa

Trata-se de um controle do que entra e do que sai da empresa em um período de tempo determinado. Pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal, porém o mais comum é trabalhar de forma mensal, com melhores possibilidades de análises anuais.

Esse instrumento de gestão financeira tem como principal objetivo enxergar se está sobrando ou faltando dinheiro na organização. Através dos dados levantados diariamente é possível projetar períodos futuros contemplando entradas e as saídas de valores financeiros da organização. A partir dessa projeção, fica mais fácil avaliar como será a situação financeira da empresa logo a frente, se positiva ou negativa.

Por isso, o fluxo de caixa é uma das peças mais importantes de um controle financeiro, ele lhe traz dados concretos evitando surpresas desagradáveis. Se você antever a falta de recursos, ganha tempo de agir antecipadamente. Não trabalhar com o controle de fluxo de caixa, deixa a as empresas cegas e obriga donos de empresas a terem ações sem pensar estrategicamente.

Fechamento de caixa

Trata-se de uma ferramenta que visa auxiliar e facilita muito os controles da empresa. O caixa de uma empresa deve ser controlado diariamente e de forma certa. Você deve saber quanto tem no caixa no início e no fim do dia e ter clareza de todos os movimentos que aconteceram. Esse controle diário, permite entender a origem ou destino de cada real, evitando assim que você não saiba onde está indo o dinheiro.

Além do caixa em dinheiro (espécie) é fundamental manter um controle das contas bancárias, verificando como estão evoluindo e se precisam algum ajuste.

Controle de Vendas (comércio)

Trata-se de um modelo mais recomendado para empresas comerciais onde deve ser controlado o que e como foi vendido. Esse acompanhamento permite avaliar o desempenho de vendas do negócio. Com ele vamos entender o comportamento do consumidor, saber quais as formas mais usadas para pagamento, qual produto está saindo mais e qual sai menos. Em síntese ele favorece toda a estratégia de vendas da empresa possibilitando que você venda mais e melhor.

Aqui também é importante reforçar a importância de controle de estoque, afinal para ter um estoque disponível você precisou investir recurso financeiro. Ou seja, o estoque precisa girar rápido ou seu dinheiro está parado sem render. Então mantenha sempre controlado valor, produtos e quantidades em estoque, assim você consegue comprar melhor e pensar em estratégias para liquidar, caso esteja encalhado.

Controle de Contas a Pagar e a Receber

Não importa o tamanho da empresa, o controle de contas a pagar e receber é fundamental para que você exerça uma boa gestão. Um dos principais controles que uma empresa precisa, para ter um mínimo de organização.

Com relação às contas a pagar, você deve controlar listando cada uma de suas obrigações, sejam elas fixas ou variáveis. Se você não tem um sistema, faça uma lista no Excel, organize por data de vencimento para melhor visualização. Com esse acompanhamento você se organiza com antecedência e evita pagar contas fora do prazo que terão incidência de juros e multas.

Ao listar suas contas a pagar, cuide pata não misturar os compromissos pessoais dos sócios com os da empresa. Lembre-se que o dinheiro da empresa não é o seu dinheiro, você precisa estabelecer um salário mensal pelo trabalho que você presta a sua empresa.

Com relação às contas a receber, organize uma boa rotina de controle de vendas a prazo. Um bom começo é enviar antecipadamente as cobranças aos clientes, evitando assim que eles não lhe paguem por falta de documento. Além disso, é necessário controlar quando e como deve receber, se é cartão, duplicata, cheques ou crediário próprio. Dessa forma, você saberá quando contar com o recurso poderá estabelecer uma metodologia de controle de inadimplência.

Um dos maiores gargalos em pequenas empresas é a inadimplência. Se você não tiver muita clareza com relação isso, sua empresa pode ser aniquilada. Uma empresa não morre somente por falta de vendas, morre por falta do dinheiro que não permite o negócio girar. Por isso, é recomendado que as ações sejam efetivas evitando criação de um ciclo vicioso que demanda tempo que você poderia investir em outro assunto. Recomenda-se aqui, um olhar muito atento na liberação de créditos, especialmente para clientes com perfil de inadimplência.

Índice de mortalidade das empresas

A falta de controle financeiro é um problema muito grave que acomete diariamente muitas empresas. O SEBRAE, em uma de suas pesquisas, aponta que 25% das empresas não resistem aos primeiros dois anos de vida. Na grande maioria, a mortalidade acontece por falta de gestão, o que em um número grande envolve falta de atributos de administração financeira.

Ocorre que essa falta de gestão não é problema exclusivo de novas empresas, empresas mais antigas também sofrem com essa situação sem sabem como resolver.

A única solução para essa situação é uma gestão financeira eficaz. Qualquer forma de controle ajudará sua empresa, mas sabemos que o ideal é ter a possibilidade de usar tecnologia a nosso favor. Porém, se você, assim como muitos empresários, não gosta de ter que cuidar dessa demanda, não permita que sua empresa morra por isso. Existem empresas que prestam serviços de assessoria financeira que podem lhe ajudar cuidando da saúde financeira da sua empresa.

O Polo Contábil possui esse serviço e com a assessoria financeira, sua empresa vai economizar. Afinal, você não precisará investir em mais nada para realizar os processos, como comprar um software específico da área, nem fazer contratações de pessoal qualificado.

Fonte: Juliana Herrmann, Polo Contábil.

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