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Os 15 Principais Erros Na Folha De Pagamento E Como Evitá-los

Os 15 principais erros na folha de pagamento e como evitá-los

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a de Recursos Humanos e com ela a sua ramificação para o departamento pessoal. Aqui se cuida de processos de folha de pagamento e benefícios que são de extrema relevância para qualquer empresário. Isso porque, este departamento tem influência direta sobre os colaboradores, assim como sobre suas motivações diárias para as entregas. Além disso, também impacta diretamente no “bolso” do funcionário e no fluxo de caixa da empresa.

Por conta disso, vamos definir o que significa departamento pessoal. Trata-se da área cuja responsabilidade é de administrar os colaboradores das empresas e suas relações de trabalho. Dentre as funções deste departamento temos a admissão, demissão, rotinas de férias, cálculo da folha de pagamento, controle de benefícios, entre outras.

A folha de pagamento em uma visão empresarial, também conhecida como holerite ou contracheque, trata-se de um documento. Ele pode ser físico ou digital, e detalha mensalmente o salário, os encargos e descontos, bem como bonificações e demais pagamentos realizados de natureza trabalhista. Essa é uma das principais rotinas do departamento e a que exige maior atenção.

Pela definição, é possível perceber a importância do departamento e do documento e caso contenha erros, os impactos para a empresa podem ser irreparáveis. Mas além da folha outros processos também exigem cuidados. Por isso, neste artigo iremos apresentar algumas inconsistências graves na folha de pagamento e  processos correlatos e como evitá-las.

Erros na Folha de Pagamento

Ao longo dos anos fomos acumulando experiências com situações advindas de outros prestadores com empresas já em andamento. Adquirimos grande expertise no assunto, a qual listamos as 15 principais situações mais comuns e que merecem atenção: 

Coleta de informações incompleta para cadastro de admissão:

O processo da folha começa com a admissão do colaborador e para isso é fundamental que o registro seja feito de maneira correta e completa evitando assim problemas posteriores;

Lançamento de faltas somente no envelope (recibo de pagamento):

É preciso lançar as faltas no histórico do colaborador, pois elas refletem nas férias e no 13º e consequentemente o empregador estará perdendo com isso;

Lançamento de horas extras em recibo de férias:

Horas extras são pagas durante o ano no recibo mensal, nas férias o que pode pagar são as variáveis sobre as horas realizadas, nada além disso;

Férias divididas de forma incorreta:

As férias quando coletivas só podem ser fracionadas em dois períodos e não são poucas as vezes que vemos divididas em três períodos. E essas podem ser concedidas sem ter o período aquisitivo fechado, mas somente no primeiro período, pois o mesmo será fechado e um novo período é aberto. Já no caso de férias individuais essas não podem ser concedidas sem ter o período aquisitivo fechado.

Jornadas de trabalho, com escalas diferentes da que o colaborador executa de fato:

A jornada de trabalho precisa estar compatível com o que o colaborador presta para empresa e muitas vezes as jornadas são alteradas com combinações verbais e isso não é regularizado podendo gerar consequências posteriores

Não registrar CAT:

Esse erro é bastante comum, principalmente quando se trata de um acidente de trabalho leve, sem necessidade de afastamento. Cabe ressaltar que caso o colaborador tenha algum problema posterior e for averiguado a irregularidade você pode sofrer sanções, então sempre que houver acidentes informe imediatamente através da CAT;

Cadastro de FAP incorreta:

No caso de empresas do geral, ou seja, não optantes pelo simples, esse Fator reflete no valor do INSS a pagar e uma vez que esteja errado você pode estar pagando a mais ou a menos, em ambos os casos isso é um problema porque se pago a mais está perdendo dinheiro e se pago a menos quando sinalizado pelo órgão ele manda pagar os retroativos e isso pode lhe dar uma desencaixe que não é saudável para empresa;

Apuração incorreta de impostos de folha:

Erro em cálculos de impostos como INSS, FGTS, IRRF entre outros é bastante comum e na grande maioria acontece devido a falha na parametrização associado a pressa de concluir a demanda. Para evitar é fundamental uma conferência periódica validando os valores apurados com as tabelas vigentes;

Ausência de recolhimento de INSS quando há NF de prestação de serviço (mão de obra), assim como de produtor rural em caso de comércios:

Muitas pessoas não tem conhecimento que quando tomam serviços de algumas empresas ou mesmo quando compram de produtores rurais isso precisa ser declarado e impostos recolhidos;

Cargos incorretos:

O cargo é definido no momento da contratação e ele deve estar  vinculado a um CBO , porém o que vemos muitas vezes é uma confusão de informações onde cargo X CBO não batem e esse tipo de falha é prejudicial até mesmo num processo de aposentadoria dependendo da profissão exercida;

Vínculos com sindicatos de categorias erradas, ou regiões que não atendem a cidade base da empresa:

Cada empresa tem um sindicato específico que atende a sua categoria e a sua região, então é fundamental estar corretamente enquadrado pois é com base na convenção coletiva que você remunera seus colaboradores e uma vez que esteja errado pode estar remunerando de forma equivocada;

Piso salarial em desconformidade com o que consta em convenção coletiva:

Outro ponto de atenção é que os colaboradores precisam ganhar pelo menos o valor do piso da categoria;

eSocial não enviado para empresas que já deveriam entregar eventos não periódicos, seguindo os cronogramas feitos pelo Governo:

O eSocial nada mais é que um programa com a intenção de unificar os sistemas do governo para facilitar as informações e evitar problemas. Desde que foi implementado, todas as mudanças devem ser informadas neste sistema.

Pagamento de insalubridade/periculosidade sem necessidade:

Para correto pagamento de insalubridade é preciso essa obrigatoriedade constar no laudo do PPRA. Se não tem no laudo, não se paga. Muitas empresas pagam para não ter problemas, ocorre que a insalubridade não é um “benefício” que se dá ao colaborador é um direito de alguns desde que atenda alguns critérios;

Divergência nos pagamentos de atestados:

Existem muitas dúvidas quanto ao pagamento de atestados, especialmente no caso de acompanhantes, onde muitos não sabem como proceder. Porém é importante sempre olhar o que determina a convenção coletiva da sua categoria.

Como evitar os erros na folha do pagamento

Como evitar os erros na folha do pagamento

Agora que explicamos, através de nossa experiência, os principais erros constatados em processos de folha de pagamento,  vamos auxiliá-lo em como evitar esses problemas.

Manter-se atualizado com a legislação trabalhista vigente

Além das leis trabalhistas, orientamos que os responsáveis pela área de Recursos Humanos da sua empresa estejam atualizados em todas as legislações pertinentes ao seu mercado, já que a grande maioria impacta diretamente na parte de pagamento de salários.

Não seguir as normas e leis brasileiras pode levar aos erros de cálculo, lançamento de valores, perda de prazos de recolhimentos de impostos. Isso impacta drasticamente no financeiro do seu negócio. Isso porque, pode acarretar em gastos tanto de multas junto a órgãos competentes, bem como futuros processos judiciais movidos por colaboradores que estavam com inconsistências na folha de pagamento.

No caso de não possuir um RH interno, procure sempre um parceiro qualificado que tenha domínio sobre todas as alterações que acontecem constantemente nesse departamento.

Planeje e execute um bom processo de folha de pagamento

Para evitar erros é importante que os processos da área de Recursos Humanos estejam bem definidos, principalmente com prazos e especificações.

Planeje com a equipe responsável por estes procedimentos. Seja ela interna ou externa. Cada etapa a ser seguida e para cada uma, coloque pelo menos dois dias de antecipação para entrega. Desta forma, havendo qualquer imprevisto ou problema, haverá tempo de realizar os devidos acertos sem perder prazo. 

Revisão do processo fechado

Se você tem folha externa, uma das nossas dicas é sempre ter um colaborador que faça a revisão deste processo, fazendo uma dupla checagem. Muitas vezes na correria de fechar o cálculo algum detalhe pode passar sem ser percebido, então valide o cálculo antes que seja fechado em definitivo.

Tenha um profissional ou prestador de serviços qualificado e confiável

Para sanar o problema de erros, você precisa contar com profissionais especializados. Nós do Polo Contábil orientamos sempre a ter um especialista que te ajudará na verificação dos seus processos de folha de pagamento. Ele te auxiliará em evitar erros e principalmente impactos que prejudiquem o financeiro do colaborador e da empresa. 

Agora que você está ciente sobre quais são os erros mais comuns sobre a folha de pagamento, é mais fácil prestar atenção nestes pontos.

Se faz parte da sua rotina o envolvimento no processo de folha de pagamento, ou se você tem alguma dúvida sobre o assunto convidamos a compartilhar conosco suas dúvidas ou suas experiências.

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