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Você Sabe Importância Da Escrituração Das Notas Fiscais?

Você sabe importância da escrituração das Notas Fiscais?

Toda empresa que emite ou recebe notas ficais precisa fazer a escrituração desses documentos. Esse é um processo indispensável para que as obrigações sejam entregues e apuradas corretamente, conforme determina a lei.

Não é novidade que com a crescente automatização dos órgãos fiscalizadores, ficou muito mais fácil identificar contribuintes que deixam de prestar as obrigações fiscais corretamente. Seja por descuido, desconhecimento, negligência ou até mesmo de maneira intencional.

Então, hoje vamos falar sobre a importância da escrituração as notas fiscais.

Esse é um procedimento obrigatório para as empresas que usam a NF-e. Vale ressaltar que a nota válida é o XML que vem acompanhado pelo documento auxiliar DANFE, aquela nota em papel que geralmente recebemos. Todas as notas devem ser lançadas para posteriormente ser feita a apuração de impostos e transmitir os dados aos órgãos municipais, estaduais e o federal. Manter uma empresa em dia e regularizada perante o governo é essencial para a saúde do negócio, evitando que você tenha dores de cabeça desnecessárias.

Antigamente, essa prestação de contas era feita manualmente, com base nos livros e registros físicos que as empresas mantinham. Isso dificultava o trabalho da fiscalização que acabava sendo moroso e as vezes ineficaz. Hoje com a NF-e, a escrituração fiscal digital modernizou o processo de registro e armazenamento de arquivos, já que o papel não é mais necessário. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) substitui a escrituração em livros e o armazenamento de material físico nas organizações. Todavia, ao mesmo tempo, o preenchimento de informações passou a exigir muita atenção para evitar irregularidades.

Vale lembrar que, pela legislação, é obrigatório armazenar os documentos fiscais, ou seja, os XML, pelo prazo mínimo de 5 anos. Essa é a forma de comprovar que a empresa executa os procedimentos corretos.

Atualmente, existem sistemas especializados em fazer armazenamento de notas fiscais. A utilização desses sistemas é a forma mais segura e eficaz de fazer a gestão e guarda das notas fiscais eletrônicas. E é justamente este um dos erros mais perigosos para a empresa, não ter as notas arquivadas. Afinal, quem não guarda suas notas fiscais pode ter multas e sanções legais.

As notas fiscais eletrônicas devem conter os dados completos referentes a tributações, obrigações acessórias e fretes. Isso permite que o envio da EFD gere uma conferência adequada de dados e mantenha a empresa em conformidade fiscal. Errar nesse preenchimento pode fazer com que o envio não seja feito de maneira adequada ou mesmo que o negócio sofra com algum tipo de irregularidade fiscal. Lembre-se, o Fisco está de olho nessas inconformidades, o que ficou mais fácil de ser detectado depois do advento do SPED.

A falta de uma estrutura definida, organização, gestão e de um sistema que centralize o acesso a essas notas fiscais pode colocar tudo a perder. A escrituração fiscal é coisa séria, o melhor jeito de evitar esse problema é alinhar a atuação contábil com a administrativa das empresas.

Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor. Em grande parte dos casos, é feita apenas uma checagem física, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada no XML. Porém, depois do recebimento, o único momento em que esse erro irá aparecer, será quando a empresa declarar o SPED Fiscal. Isso pode gerar autuação por parte do Fisco e uma perda de tempo com todo um retrabalho para levantar onde essa informação se perdeu. O mesmo costuma acontecer quando a empresa vende uma mercadoria e tem uma gestão de saída desorganizada.

Além disso, deixar de lançar uma nota no sistema pode causar um grande furo no seu fluxo de caixa, então fique atento para manter um controle adequado de suas notas. Quando não é registrada uma nota fiscal, seja de entrada ou de saída, sua empresa pode estar pagando impostos a mais ou deixando de creditar. Das duas formas você estará perdendo dinheiro então é bom ficar atento.

Como vimos, a escrituração errada de notas fiscais é um grande entrave à gestão de um negócio, não apenas na parte fiscal. Então o mais importante é que você não deixe de enviar ao escritório todas as notas fiscais recebidas e emitidas. Se possível, tenha um sistema para fazer a guarda e gestão dos dados, se não, organize seus XML recebidos em pastas para evitar problemas futuros.

Ficou com dúvidas sobre esse conteúdo, entre em contado conosco que podemos auxiliar sua empresa nesse processo.

Lisiane Dias
Gestão Fiscal e Contábil

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