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Como O RH Deve Se Preparar Para LGPD?

Como o RH deve se preparar para LGPD?

O LGPD trata-se de uma lei que estabelece regras quanto ao tratamento de dados pessoais mantidos pelas empresas, indivíduos ou governo, independentemente do meio, digital ou físico.
E quando o LGPD começa a valer?
  • Autoridade Nacional de proteção de Dados – os artigos que tratam da ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) já estão em vigor, apesar da autoridade ainda não ter sido estruturada;
  • Penalidades – Passam a ser aplicadas a partir de 01/08/2021;
  • Demais disposições da LGPD – agosto/2020 ou 03/05/2021 (depende do desfecho da MP 959).
O que é dado pessoal?

Dado pessoal é qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, conforme exemplos abaixo:

  • Nome;
  • Imagens do colaborador;
  • Endereço;
  • Dados fornecidos para as seguradoras de plano de saúde;
  • Dados bancários;
  • Atestados médicos;
  • Exames admissionais;
  • Empresas de vale transporte e refeição;
  • Currículos.

Sob a ótica do RH podemos afirmar que todas as empresas que possuem colaboradores vão precisar de adequar. Isso porque suas rotinas do Departamento Pessoal são dados ligados aos colaboradores da empresa e consequentemente aos seus dados. Então você já pode começar se organizar e adaptar-se para não ter penalidades posteriores.

O que é dado pessoal sensível?

São os dados que, pela sensibilidade deles, podem ser considerados discriminatório em alguns casos. Tais como:

  • Origem racial ou étnica ;
  • Convicção religiosa;
  • Opinião política;
  • Dado referente à vida sexual;
  • Informação referente à saúde;
  • Dado genético ou biométrico.
Impactos no RH e DP

Esses departamentos precisarão de atenção redobrada na coleta, envio e compartilhamento dos dados em processos de rotina, como por exemplo:

  • Recrutamento e seleção;
  • Armazenamento de dados de dependentes;
  • Cadastro para creche;
  • Admissão e desligamento;
  • Folha de pagamento;
  • Benefícios;
  • Ações de endomarketing;
  • Adequação de contratos de prestação de serviços.

Trazendo isso para realidade, imagine que você recebe um currículo e tem estas informações, encaminha para o gestor, que encaminha para outra pessoa para validar. Agora imagine que o candidato pediu para os dados serem removidos, logo precisará remover e dar evidências que realmente o fez.

Algumas penalidades
  • Multa equivalente até 2% da receita da empresa;
  • Atividades suspensas, parcial ou totalmente.
O processo de adequação

Recursos Humanos, tecnologia e jurídico precisam trabalhar juntos para identificar, eliminar e mitigar impactos decorrentes desta nova legislação.

Algumas dicas para a adequação:
  • Contratar software de departamento pessoal que possibilita o controle manual de integração de rotinas, evitando incidente dos dados e trazendo seguranças destas informações;
  • Identificar o tratamento dos dados (o que é coletado e onde é armazenado);
    Coletar apenas dados necessários;
  • Analisar periodicamente os dados armazenados avaliando se são necessários;
    Evitar os arquivos físicos, ou proteger com chave;
  • Transformar processos manuais em digitais que possibilitam maior controle;
  • Treinar a equipe sobre a LGPD.

Caso aconteça algum vazamento de informações, procure não entrar em pânico e siga as dicas a seguir:

  • Investigar a origem, como aconteceu, como melhorar para não ocorrer novamente;
    Contatar todos os envolvidos;
  • Adotar novas soluções;
  • Reforçar a segurança e dar novos treinamentos.

A lei ainda é muito recente e pelo que temos percebido muitas empresas não estão dando a devida importância. Agora é o momento de pensar todo seu processo e avaliar todos os dados relacionados aos colaboradores, definindo melhores rotinas, evitando assim, passivos futuros.

Por fim, é importante destacar que esse é apenas um pequeno recorte da lei que é muito mais ampla que isso. Portanto, procure mais informações sobre a amplitude dessa nova determinação e não fique esperando para se adequar quando as multas começarem a ser aplicadas.

Elisangela Konrath
Analista de RH Polo Contábil

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